Лайфхак №7. Как подготовить и провести Мероприятие с большой буквы

Этот материал основан на опыте подготовки и проведения Конференции «Серебро Господа моего». Мы расскажем о тех средствах коммуникации и сотрудничества, которые использовала команда организаторов Конференции, в хронологическом порядке.

  1. Личные встречи. Мероприятия высокого уровня готовятся годами, если не десятилетиями: организаторы набираются опыта, обрастают навыками, формируется команда. Юбилейная Конференция дала нам возможность использовать многое из того, что уже было раньше – связи, идеи, темы, благословения. Тем не менее, можно точно сказать, когда началась практическая часть подготовки: на выезде организационного комитета в сентябре прошлого года. Та встреча заложила необходимый фундамент личных отношений в обновляемой команде организаторов, позволила увидеть богатство темы «Серебро Господа моего» и дала серьезный импульс для дальнейшей подготовки (о техниках и секретах проведения подготовительных встреч читайте в следующих выпусках «Лагерной правды»).
Выезд Оргкомитета КЛХЛ, сентябрь 2017
  1. Переписка по электронной почте. После встречи, чтобы не растерять все идеи, мы подвели ее итоги в письменном виде и разослали всем участникам протокол. Этот инструмент знаком многим, но умелое его использование позволяет держать в курсе всех участников, уведомлять их о важных событиях или собирать мнения. То, что зафиксировано в переписке, не потеряется и не забудется безвозвратно – в отличие от того, что было лишь проговорено вслух. Именно благодаря централизованным информационным рассылкам у всей команды было понимание происходящих в данный момент процессов, своих ролей и своей ответственности в ближайшей перспективе.
  2. Doodle. Инструмент узко-специальный – позволяет быстро и наглядно выбрать время для встречи, которое подходит максимально широкому кругу участников. Очень удобно при планировании онлайн-встреч, практически не требует времени на обучение использованию. Рассылаешь ссылку на голосование – и узнаешь, когда кому удобно прийти на встречу.
  3. Zoom. Это – скайп, каким он мог бы быть в идеальном мире: отличное качество связи, много возможностей в ходе общения (к примеру: запись разговора, передача своего экрана, общий чат), наличие как бесплатной (несколько ограниченной), так и относительно дешевой платной версии, приложения для всех платформ. Когда возможности переписки заканчивались, когда нужно было увидеть родные лица и услышать такие близкие голоса, мы созванивались и общались в режиме видеоконференций. Этот жанр работы требует определенных навыков, наличия модератора, организованности со стороны всех участников, но совершенно незаменим для поддержания общего настроя, быстрой генерации идей и моментального обсуждения проблем. Между прочим, редколлегия ЛП также ежемесячно собирается в Зуме!
Встреча в Zoom, февраль 2017
  1. ВКонтакте / Facebook / YouTube / Mailchimp / Сайт / Христианский мегафон. В процессе подготовки Конференции наступает момент, когда можно поделиться плодами совместной работы с широкой аудиторией. Тогда мы использовали перечисленные выше платформы. У каждой из них своя специфика, свои условия эксплуатации, но суть одна – донести важную информацию до определенного круга получателей, иногда максимально широкого, иногда – узко определенного.Наиболее эффективные каналы для связи с получателями вам предстоит определить самостоятельно – скорее всего, только опытным путем. Одно ясно: информация о готовящемся мероприятии должна быть ясной, конкретной (насколько это возможно – см. первые рассылки о КЛХЛ) и в разумных пределах заблаговременной (т.е. распространяться тогда, когда люди ее ждут и нуждаются в ней для своевременного планирования).
  2. GoogleForms. Сразу после объявления о предстоящем мероприятии было необходимо открыть регистрацию участников. Для этой цели отлично подходит бесплатный сервис, позволяющий создавать разнообразные онлайн-формы.Такие электронные анкеты облегчили жизнь и регистратору конференции, и ее участникам: больше не нужно от руки вписывать кучу данных, нет риска потерять важную бумажку (все хранится в облаке), собранными данными можно быстро поделиться или сформатировать их так, как удобно для дальнейшей работы. С помощью этого инструмента мы также получали необходимую информацию от сотрудников, преподавателей и гостей. После конференции это отличная альтернатива печатным отзывам!
  3. Вконтакте / Telegram / Trello. В процессе подготовки многие задачи лучше решать коллективно, а не индивидуально. Для не срочного, но оперативного обсуждения таких вопросов мы использовали групповые диалоги в соцсетях и «доски» в Trello. Что касается последнего инструмента: это платформа для тематических дискуссий, где за каждой темой закреплены определенные исполнители, множество направлений деятельности не сливаются в один информационный поток (например, оформители могут спокойно обсуждать декорации, пока сценаристы на другой «доске» доделывают текст, хотя формально и те, и другие – программная команда). В отличие от интуитивно понятных мессенджеров, этот инструмент требует времени на адаптацию и обучение, но в умелых руках будет крайне полезен. Обсуждение в Трелло часто носит более конкретный характер, а соображения и решения имеют больше шансов не затеряться на общем фоне. Важно подчеркнуть: хотя мы уже не первый год пользуемся этим сервисом, все равно наступает момент, когда обсуждения в сети обрываются, а дискуссии переводятся либо в телефонные звонки, либо в личные сообщения, либо вовсе не доводятся до конца. За несколько дней до начала мероприятия жизнь на этой платформе замирает – и возрождается только через несколько месяцев, в начале цикла подготовки следующего мероприятия. Это очень удобно: можно использовать проверенные шаблоны и идеи, а не изобретать этот велосипед заново. Одно из главных преимуществ всех названных сервисов – полная кроссплатформенность.
  4. GoogleDocs. Представьте, что вы пишете книгу вместе со своими друзьями. И если лично вы придумали и записали идею, набросок или название новой главы, это сразу же видят все ваши соавторы. GoogleDocs – возможность написания и оформления текстового документа (а также таблицы или презентации) бесконечным количеством авторов. Больше не надо пересылать прикрепленные файлы корректору и редактору, а потом вспоминать, как вы назвали последний вариант документа. Документ один. Авторов много. У каждого – свой цвет «пасты», чтобы отличать, чьей руке принадлежит правка. Именно так было сформулировано большинство идей программной команды, которые потом реализовались на КЛХЛ. Например, идеи молитвенной тропы и хронологическому развертыванию музыкального репертуара от начала к концу Конференции. И не ищите опцию «Сохранить документ»: это происходит автоматически! Документ хранится на GoogleDrive своего создателя.
  5. Выезды на местность. Когда место проведения Конференции было выбрано, команда организаторов совершила несколько предварительных выездов – для знакомства с новой территорией, более наглядного планирования, укрепления связей внутри команды. Конечно, и на саму Конференцию все организаторы и сотрудники приехали раньше, чем участники. Мы готовили техническую базу, раздаточные материалы и декорации, а также решали те вопросы, которые остались «висеть» в онлайне. Ну а после начала Конференции пользовались теми инструментами, которые были нам доступны: телефонами, телеграмом (в том числе, групповыми чатами), ВКонтакте (некоторые люди от добра добра не ищут), личными встречами.
Посещение Авроры Оргкомитетом КЛХЛ, декабрь 2017
  1. Последним пунктом отметим то, без чего все предыдущие не имеют смысла и ценности, – молитву. Молитва частная и общая, короткая и продолжительная, тематическая и спонтанная – все виды и способы применялись в свободной последовательности и по личной инициативе. Мы знаем, что члены организационного комитета – не единственные, кто молитвенно поддерживал подготовку и проведение Конференции. И если любой другой инструмент можно как-то заменить и исключить из процесса подготовки, то молитва – тот фундамент, на котором держится все мероприятие. Для нее не нужен интернет, не нужен гаджет, не нужно много времени.

Конференция лидеров христианских лагерей не готовится за несколько месяцев, даже за год. Такие мероприятия, Божьи установления, создаются десятилетиями – в жизнях тех, кто принимает участие в них. Поэтому главная ценность – не инструменты и методы, а люди, с которыми проводится эта работа, те, ради кого создаются и применяются все технологии. Мы свидетельствуем об успехе подготовки и проведения КЛХЛ-2018 с радостью и смирением, потому что, как известно, победа – от Господа, как бы хорошо ни был подкован конь.

В следующих выпусках «Лагерной правды» читайте о том, почему настольные игры – незаменимая часть подготовки лагеря.

Роберт Акбашев (Нягань), Иван Харитонов (Краснодар)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Translate »